Como Fazer - Para controlar as devoluções

  Este artigo deve ser atualizado com o novo controle via conta transitória de devoluções.

Como fazer o controle de devoluções ?

No sistema, o controle de devoluções tanto de clientes como de fornecedores, pode ser feito por um método de configuração dos documentos de Devoluções tanto por entrada como por saída, configuramos os documentos com sendo faturáveis no casos de saídas ou pagáveis no caso de entradas. com este procedimento o Sistema gera títulos no contas a receber e no contas a pagar e a solução destes títulos será definida pela negociação que se procederá com relação aos valores envolvidos.

Devolução de Compra:

Devolução de Compra:

Ver: Detalhamento dos procedimentos de acertos das Devoluções

Ver: Como configurar parâmetros e documentos de devolução

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Detalhamento dos procedimentos de acertos das Devoluções

Estas instruções levam em consideração dentre as múltiplas formas de acertos possíveis e os procedimentos mais adequados, podendo ser adotado tanto no que dispõe o item:

2) Acerto por descontos.

Os acertos por descontos no contas a receber e a pagar (por definição da contabilidade) devem ocorrer na mesma data do acerto.

Lembrar que esta sistemática de Devoluções geram Títulos em Carteira e estes devem ser controlados periodicamente.

Embora as situações e os procedimentos tenham sido minuciosamente detalhados elas são simples e de assimilação, o excesso é por conta de não deixar dúvidas.

1) Pagamentos em dinheiro:

Quando titulo original devolvido estiver pago e a empresa adotar para estes casos a solução por pagamento ao cliente ou recebimento de Fornecedor:

1.1) Pagamento a Cliente:

Quita-se o Titulo do Contas a Pagar com uma amortização correspondente ao valor devolvido ou seja o integral do Titulo, podendo ser feito tanto na rotina direta do Contas a Pagar com na rotina de Operações de Caixa.

1.2) Recebimento de Fornecedor:

Pela confirmação do recebimento do pagamento do Titulo pelo Fornecedor, quita-se o Titulo do Contas a Receber com uma amortização correspondente ao valor do integral do Titulo, podendo neste caso usar qualquer rotina de recebimento.

2) Acertos por Descontos:

Quando os acertos forem descontos de lado a lado poderão ter vários desdobramentos sendo que para todos os casos deveremos tem em mente que a solução dos descontos deverão ocorre na mesma data. Nunca conceder um desconta antes de recebê-lo e vice-versa. Outra conduta importante é de que quando for operações com banco, não antecipar soluções antes das confirmações do banco.

2.1) Devoluções de Clientes.

Ao entrar no sistema com um notas de devolução de mercadorias tanto emitida pelo Cliente como emitida pela Empresa para devolução de nossas vendas, são gerados Titulo em favor do Cliente no Contas a Pagar e em carteira que deverão ser resolvidas na mesma data da solução do título originário da devolução ou outro se for o caso e no mesmo valor.

2.1.1.1) Solicitar ao Banco uma concessão de Abatimento (ABATIMENTO)

Ver: Como Fazer - Para solicitar ao Banco a concessão de um abatimento

Pode usar tanto o Fênix, quanto direto pela Site da Internet do Banco, mas use o Código de Ocorrência de Remessa correspondente a ABATIMENTO

Observação:

Esta ocorrência "abatimento" contabilizará em contrapartida de "descontos obtidos" para anular os dois descontos.

As ocorrências de Desconto serão utilizada em descontos não provenientes de devoluções e contabilizará em descontos concedidos.

a ) Previamente verificar a existência do Código de Ocorrência de Remessa para concessão de Abatimento. Entenda-se este procedimento como sendo de uma única fez ao implantar o procedimento para um banco ou adotar outro.

b ) Se não existir no Banco, solicite baixa para solucionar o problema em carteira (veja: 2.1.2)

c ) Se a ocorrência existir no Banco e não existir no Fênix:

- Use a Página da Internet do Banco ou,

- Solicite ao CPD para atualizar o Cadastro de Ocorrências de Remessa para Banco em se for desejo utilizar a rotina de Manutenção de Títulos no Banco do Fênix. Entenda-se este procedimento como sendo de uma única fez ao implantar o procedimento para um banco ou adotar outro.

2.1.1.1) Esperar a "QUITAÇÃO" no vencimento do Títulos com a efetivação do Abatimento no Banco.

Não fazer nada com o Titulo do Contas a Pagar correspondente a devolução do cliente até a efetivação da concessão de abatimento por ocasião do pagamento do Titulo no Banco.

2.1.1.2) Confirmação do Abatimento no pagamento pelo Cliente no Banco.

a) Quando for confirmado o abatimento em igual valor no Titulo do Cliente na quitação ai sim proceder um Desconto de "igual valor" no título do Contas a Pagar corresponde ao Titulo da Nota de Devolução do Cliente.

- A data do lançamento do desconto, deverá ser igual a data da confirmação do abatimento (data do pagamento do Titulo pelo Cliente com o desconto).

b) Se o Titulo em questão não é o original da Devolução (ver item 2.1.3) proceder:

- Liberar o Título do Banco (Liberação de Rejeitados).

- Fazer um Lançamento direto pela Rotina do Contas a Receber: 900 - COMENTÁRIO SOBRE O TITULO e nesse comentário indicar que se trata da devolução correspondente a outra Nota de venda (indicar a nossa nota de venda substituída) e indicar também a Nota de Devolução do Cliente.

2.1.2.1 ) Solicitar ao Banco a Baixa do Título.

Pode usar tanto o Fênix, quanto direto pela Site da Internet do banco, mas use o Código de Ocorrência de Remessa correspondente a SOLICITAÇÃO DE BAIXA DO TITULO

2.1.2.2 ) Esperar a "CONFIRMAÇÃO" da Baixa do Titulo no Banco.

a) Não fazer nada com o Titulo do Contas a Pagar correspondente a devolução do cliente até a confirmação da baixa pelo Retorno Bancário.

b) Em hipótese alguma fazer Liberação de Rejeitada antes da confirmação da baixa para dar solução antecipada.

2.1.2.3 ) Confirmação da Baixa do Titulo no Banco.

a) Liberar o Título do Banco (Liberação de Rejeitados).

b) Fazer um Lançamento direto pela Rotina do Contas a Receber 007 - DEVOLUÇÕES DE MERCADORIAS (ABATIMENTO).

- A data do lançamento deste desconto por devolução poderá ser a corrente, mas, deverá ser a mesma que constará no sub-item "d" logo a abaixo.

c) Fazer um Lançamento direto pela Rotina do Contas a Receber: 900 - COMENTÁRIO SOBRE O TITULO e nesse comentário indicar que se trata da devolução correspondente a Nota de Devolução do Cliente indicando o Número da Loja, Número do Nota e série.

d) Então proceder um Desconto de "igual valor" no título do Contas a Pagar corresponde ao Titulo da Nota de Devolução do Cliente, poderá ser feito tanto na rotina direta do Contas a Pagar, quanto na rotina de Operações de Caixa - Contas a Pagar.

- A data do lançamento deste desconto poderá ser a corrente, mas, deverá ser a mesma que consta no sub-item "b" acima.

2.1.3) Quando o Titulo originário da devolução já estiver quitado no Banco.

No caso de Título quitado no Banco duas coisas poderão ser feitas:

2.1.3.1) Pagar ao Cliente (Ver item: 1)

Se for desejo da empresa resolver via pagamento ao cliente.

2.1.3.2) Conceder Abatimento em outro Titulo do Cliente.

Nesta caso, os procedimento possíveis em outro Titulo cairão nas condições 2.1.1 e 2.1.2 sendo que poderá acontecer isto em duas situações:

a) Já existem outros Títulos do Cliente para conceder abatimento.

Ir para os procedimento dos itens 2.1.1 e 2.1.2, dependendo do caso.

b) Ainda não existem Títulos do Cliente para conceder abatimento.

Aguardar a ocorrência de uma venda e ir para os procedimentos dos itens 2.1.1 e 2.1.2, dependendo do caso.

2.1) Quando já pagamos pela a nossa Compra:

Deixar o Titulo no Contas a receber ate receber de alguma forma o ressarcimento do valor devolvido.

2.1.1 ) Aguardar um nova compra com desconto destacado do valor de nossa devolução.

Neste caso, o desconto é antecipado na Nota do Fornecedor e não dado a um Título do Contas a Pagar, sendo o desconto indicado na nota e a nota com valor menor, desta forma ocorre o acerto por ocasião da entrada da nota.

a) Proceder um desconto normal no Titulo do Contas a Receber podendo ser tanto pela rotina direta no Contas a Receber quanto nas rotinas de Operação de Caixa.

- A data do Lançamento do desconto poderá ser a data da entrada nova nota de compra.

c) Fazer um Lançamento direto pela Rotina do Contas a Receber: 900 - COMENTÁRIO SOBRE O TITULO e nesse comentário indicar que se trata da devolução compra correspondente a Nota de Compra do Fornecer da qual devolvemos mercadorias.

3 ) Relatórios para controle:

3.1 ) Contas a Receber:

006 - Títulos Pendência por Vencimento - Devol. (pc).

Este relatório lista títulos pendentes por cliente por dia e inclui nas pendências as Devoluções do cliente que temos que pagar ou descontar. Ele permite selecionar um Banco, Carteira etc e pergunta se quer sejam listados os lançamentos feitos em cada titulo.

007 - Movimentação Geral por Vencimento no Período - Tipo Doc. (pc).

Este relatório permite visualizar toda a movimentação de Títulos informando o Tipo de Documento originário no Titulo na versão 01.08-E que será liberada em breve ele será seletivo ou seja selecionar Documento de Devolução.

008 - Títulos Pendente no Vencimento no Período - Tipo Doc. (pc).

Este relatório permite visualizar a pendência no vencimento (que estavam pendentes naquela data) os Títulos informando o Tipo de Documento originário no Titulo na versão 01.08-E que será liberada em breve ele será seletivo ou seja selecionar Documento de Devolução.

009 -Títulos Pendência por Vencimento - Tipo Doc. (pc).

Este relatório permite visualizar os Títulos pendentes por vencimento informando o Tipo de Documento originário no titulo na versão 01.08-E que será liberada em breve ele será seletivo ou seja selecionar Documento de Devolução.

010 - Títulos Pendência por Vencimento - Tipo Doc. - Devol. (pc).

Este relatório lista títulos pendentes por cliente indicando o Tipo de Documento originário do titulo, por dia e inclui nas pendências as Devoluções do cliente que temos que pagar ou descontar. Ele permite selecionar um Banco, Carteira, etc e pergunta se quer sejam listados os lançamentos feitos em cada título.

3.2 ) Contas a Pagar:

005 - Títulos Pendência por Vencimento - Devol. (pc).

Este relatório lista títulos pendentes por Fornecedor por dia e inclui nas pendências as nossas Devoluções ao Fornecedor que temos haveres. Ele permite selecionar um Banco, Carteira etc.

006 - Movimentação Geral por Vencimento no Período - Tipo Doc. (pc).

Este relatório permite visualizar a movimentação geral de Títulos informando o Tipo de Documento originário no Titulo na versão 01.08-E que será liberada em breve ele será seletivo ou seja selecionar Documento de Devolução.

007 - Títulos Pendente no Vencimento no Período - Tipo Doc. (pc).

Este relatório permite visualizar os Títulos a pendência no vencimento (que estavam pendentes naquela data) informando o Tipo de Documento originário no Titulo na versão 01.08-E que será liberada em breve ele será seletivo ou seja selecionar Documento de Devolução.

008 - Títulos Pendência por Vencimento - Tipo Doc. (pc).

Este relatório permite visualizar os pendentes por vencimento Títulos informando o Tipo de Documento originário no Titulo na versão 01.08-E que será liberada em breve ele será seletivo ou seja selecionar Documento de Devolução.

009 - Títulos Pendência por Vencimento - Tipo Doc. - Devol. (pc).

Este relatório lista títulos pendentes por Fornecedor indicando o Tipo de Documento originário do Titulo, por dia e inclui nas pendências as nossas Devoluções ao Fornecedor que temo em haveres. Ele permite selecionar um Banco, Carteira, etc.

3.3 ) Cobrança Bancária:

Os relatórios a seguir são de controle das remessa e do retorno de banco indispensáveis para gestão das informações de títulos em cobrança todos eles são úteis para controle das informações de solicitação de abatimento ou de baixa.

001 - Títulos Remetidos ao Banco (pc).

002 - Títulos Remetidos por Manutenções no Banco (pc).

003 - Títulos com Remessas não confirmadas (pc).

004 - Títulos com Retornos do Banco (pc).

005 - Títulos com Ocorrências Rejeitadas no Banco (pc).

006 - Controle - Remessa de Títulos para Banco (Ordenada por Títulos) (gc).

007 - Controle - Remessa de Manutenções no Banco (gc).

008 - Controle - Remessas não confirmadas (gc).

009 - Controle - Retornos do Banco (gc).

010 - Controle - Ocorrências Rejeitadas no Banco (gc).

3.4 ) Para-contábeis:

Nos relatórios para-contábeis os seguintes relatórios permitem a listagem dos documentos específicos de devolução.

a ) Listagem das Entradas:

047 - Listagem das Entradas Devolução Vendas Equipamentos (pc). 048 - Listagem das Entradas Devolução Vendas Peças (pc). 049 - Listagem das Entradas Devolução Vendas Imobilizado (pc). 050 - Listagem das Entradas Devolução Vendas (pc).

a ) Listagem das Entradas:

095 - Listagem das Saídas Devoluções Compras de Equipamentos (pc). 096 - Listagem das Saídas Devoluções Compras de Peças (pc). 097 - Listagem das Saídas Devoluções Compras de Imobilizado (pc). 098 - Listagem das Saídas Devoluções Compras (pc).

3.5 ) Contábeis:

Dos relatórios o razão da conta de Descontos Obtidos dará uma posição da movimentação de créditos de débitos por conta de devoluções.

24 - Razão - Lançamentos por conta Operacional (pc).

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Como configurar parâmetros e documentos para o Controle de Devoluções ?

As configurações propostas nesta solução são uma sugestão de parametrização com vistas a fazer o controle das devoluções de acordo com o uma projeto que tem dados sucesso:

As configurações que iremos detalhar a seguir pode ser acessadas pela contabilidade veja exemplo:

Nos Parâmetros gerais da contabilidade - Na configuração das contas gerais para o contas a pagar:

2ª conta para o valor de desconto: Indicar uma conta de descontos obtidos dento do grupo de despesas operacionais: Para se anular contabilmente com os descontos no título do contas a receber.

Nos Tipos de Documentos de Saída: DEVOLUÇÃO DE COMPRAS.

Defina o Tipo de documento como sendo Faturável. Para gerar titulo no conta a receber, débito do fornecedor por conta da devolução.

Determine que o documento tem Banco "***" em carteira. Quando não quisermos que estes títulos vão na geração de cobrança bancária.

Nos Tipos de Documentos de Entrada: DEVOLUÇÃO DE VENDAS.

Defina o Tipo de documento como sendo Pagável. Para gerar título no contas a pagar, débito da nossa empresa a favor do cliente.

Históricos de Lançamentos no Contas a Receber - :

2ª conta para o valores de descontos: Indicar uma conta de descontos obtidos dento do grupo de despesas operacionais igual ao do tópico anterior para as contas se anularem.

Para se anularem contabilmente com os descontos do contas a pagar.

- Histórico simples de desconto:

- Histórico de sistema para o retorno da cobrança bancária: