Manual Prático da Cobrança Eletrônica

Manual prático descrevendo os conceitos e procedimentos para operação da cobrança eletrônica pelo sistema ERP Fenix.

Manual Prático da Cobrança Eletrônica no Sistema ERP Fenix

Sumário

Introdução..............................................................................................................................................................4

1 – Remessa ao Banco.....................................................................................................................................................5

1.1 – Prévia.................................................................................................................................................................5

1.2 – Geração.......................................................................................................................................................8

1.3 – Envio do arquivo da Geração....................................................................................................................................................10

1.3.1 – Direcionando Caminho da Unidade Mapeada da Rede...........................................................................................................................11

1.3.2 – Salvando Arquivo do Servidor pela Web (quando a unidade M: não estiver disponível)........................................................................................................13

1.4 – Controle de Remessa.................................................................................................................................................15

2 – Retorno do Banco............................................................................................................................................................17

2.1 – Salvamento do Arquivo retornado pelo Banco....................................................................................................................................17

2.1.1 – Salvando Arquivo na Unidade Mapeada da Rede.............................................................................................................17

2.1.2 – Salvando Arquivo no Servidor pela Web (quando a unidade M: não estiver disponível).................................................................18

2.2 – Processando Retorno do Banco...................................................................................................................21

2.3 – Controle de Retorno..............................................................................................25

2.4 – Conferindo e Corrigindo Erros no Relatório do Retorno............................................................28

3 – Manutenções em Títulos.............................................................................................29

3.1 – Liberação de Rejeitados..........................................................................................29

3.2 – Alteração de Vencimento – Título ainda não remetido ao banco.....................................................34

3.3 – Manutenções no Banco.............................................................................................36

3.3.1 – Pedido de Baixa................................................................................................37

3.3.2 – Conceder Abatimento............................................................................................37

3.3.3 – Cancelar Abatimento............................................................................................38

3.3.4 – Alterar Vencimento.............................................................................................38

3.3.5 – Solicitar Protesto.............................................................................................38

3.3.6 – Não Protestar..................................................................................................39

3.3.7 – Não Cobrar Juros...............................................................................................39

3.3.8 – Outras.........................................................................................................39

3.3.9 – Remover Instrução Antes de Enviar ao Banco.....................................................................39

4 – Relatórios do Sistema para Acompanhamento da Cobrança..............................................................41

5 – Rotina diária......................................................................................................43

5.1 – Retorno..........................................................................................................43

5.2 – Conferência do Retorno...........................................................................................43

5.3 – Correção de Títulos Rejeitados...................................................................................43

5.4 – Liberação de Rejeitados..........................................................................................43

5.5 – Manutenções......................................................................................................43

5.6 – Reclassificação de Clientes......................................................................................43

5.7 – Remessa..........................................................................................................43

6 – Outras Manutenções da Cobrança.....................................................................................44

6.1 – Colocar título em carteira, para não ser enviado ao banco........................................................44

6.2 – Alterar vencimento...............................................................................................45

6.3 – Alterar Endereço de Cobrança do Cliente..........................................................................45

6.4 – Reclassificação de Clientes......................................................................................46

6.5 – Configurações de Cobrança no Cliente.............................................................................46

6.6 – Consulta de Dados do Título......................................................................................47

6.6.1 – Lançamentos do Título no Contas a Receber......................................................................49

Introdução

A cobrança eletrônica do sistema Fênix é uma implementação do leiaute CNAB FEBRABAN. É a forma mais eficiente de emissão de boletos e controle de cobrança. O sistema transmite os títulos gerados nas operações do sistema (Pedidos, Ordens de Serviço e avulsos) ao banco e este responde e mantém o sistema informado quanto a baixas, entradas em cartório, cobrança de juros, etc. Ainda é possível, depois do título transmitido ao banco, efetuar manutenções como abatimentos, alterações em vencimentos e endereço, baixa e solicitações de protestar e não protestar.

O sistema basicamente gera um arquivo de remessa ao banco, com títulos e instruções em títulos. E o banco devolve o resultado do retorno, no dia seguinte, em um arquivo de retorno, que deve ser salvo e processado no sistema. Dessa forma o sistema toma conhecimento de quais das instruções foram aceitas ou rejeitadas, se rejeitadas quais os motivos e apresentar ao usuário. O retorno também traz informações de títulos que já estavam no banco antes da remessa do dia anterior, trazendo informações como, títulos liquidados, protestados, entre outras ocorrências que são todas compreendidas pelo sistema Fenix, que faz internamente as devidas baixas ou controles.

Todos os resultados do processamento e da comunicação Fenix x Sistema do Banco, são salvas no banco de dados do Fenix, gerando as transações e saldos em bancos, contabilizando taxas, juros, e históricos. Tudo isso pode ser acompanhado por relatórios do próprio sistema.

1 – Remessa ao Banco

A remessa ao banco gera um arquivo, contendo:

- Entrada de títulos que atendem os quesitos de seleção pelo processador da remessa (configurável).

- Instruções em títulos que já estão no banco (Ex. Abatimentos, baixas, protestos, etc).

Cada remessa é controlada por um número único, para cada carteira do banco, que é enviado junto no arquivo.

O arquivo é gerado sempre no diretório /basepro/finmov/remessa/banco999/ (onde 999 é o código do banco). Por padrão disponibilizamos o /basepro/finmov/ como compartilhamento finmov do servidor, sendo este acessado em //servidorfenix/finmov/ onde servidorfenix é o nome ou endereço IP do servidor.

Por convenção, utilizaremos neste manual o compartilhamento finmov mapeado na unidade M: da estação que fará as remessas e retornos ao banco.

Também existe a opção de enviar e buscar arquivos pela Web, no diretório de exportações do sistema, sem a necessidade de mapear a unidade de rede.

1.1 – Prévia

A prévia da remessa, é uma simulação da geração, nela são informadas todas as variáveis que serão utilizadas na geração definitiva, e o sistema vai mostrar, em um relatório da prévia, os títulos que seriam enviados na geração.

É neste ponto que devese verificar se existe algum título sendo remetido indevidamente, que deverá ser colocado em carteira (ver tópico 6.1), ou se caso algum título não tenha sido selecionado por estar com vencimento muito próximo podese alterar o vencimento (ver tópico 6.2).

Após as correções, devese refazer a prévia para verificar se surtiram efeito.

Para gerar a prévia, acessar o menu:

Financeiro > Operações > Operações Bancárias > Remessa > Geração ao Banco > Prévia da Remessa

Figura – Menu Prévia da Remessa

No formulário da prévia informar:

Empresa: Informar o número das empresas do grupo que terão os títulos remetidos.

Banco: Informar o número do banco a gerar.

Títulos: Números dos títulos a gerar, pressionar ENTER para enviar todos, ou selecionar um ou mais números caso a geração seja de apenas alguns títulos.

Data dos Títulos: Data da emissão dos títulos a serem selecionados.

Vencimento após: Somente serão selecionados títulos com vencimento após esta data.

Contra Apresentação: Para o caso de envio de títulos contra apresentação, por padrão resposta não.

1a.) e 2a.) Instrução Padrão: Instruções a enviar junto da remessa de novos títulos (podem ser configuradas automaticamente).

Valor Desconto diário (%): Percentual de desconto a ser praticado por dia.

Dias para Desconto: Dias antes do vencimento para conceder desconto.

Valor Juro diário (%): Percentual de juros a ser praticado por dia após o vencimento

Dias após cobrar Juros: Dias após o vencimento para cobrar juros.

Alíquota de IOF: Para casos de financiamento com cobrança deste imposto.

Dias para Protestar: Dias após o vencimento para envio de protesto.

Mínimo Protestar: Valor mínimo do título a levar instrução de protesto.

Confirmar processar a Prévia de Remessa deste Banco? Sim

Figura – Tela de Prévia

Será gerado o relatório da prévia (figura 3) mostrando os títulos que serão remetidos na geração.

Figura – Relatório da Prévia

Descrevendo as colunas:

GEF: Grupo empresa filial, número da empresa do grupo.

Título: Número do título.

Pr: Número da parcela.

Dep: Departamento que Gerou o Título (PEC=Peças, SER= Serviços, EQU=Equipamentos, OUT=Outros).

Cliente: Código do cliente e nome.

Emissão: Data em que foi emitido o título.

Vencimento: Vencimento do título.

Valor: Valor do Título.

Observação: Informa qual é o lançamento, pode ser remessa normal ou alguma instrução em título no banco.

1.2 – Geração

Após a prévia mostrar corretamente os títulos que devem ser remetidos ao banco, devese gerar o arquivo, utilizando os mesmos parâmetros na prévia.

Na geração é que o sistema vai criar o número de controle da prévia, e associar a este aos títulos e instruções ao banco, assim como a data que foi gerada e nome do arquivo gerado (dados que estarão disponíveis em controle de remessa no item 1.4)

Os títulos selecionados para remessa na geração, são marcados como, enviados para o banco, e não serão mais acessíveis para manutenções no Contas a Receber que não sejam exclusivamente da integração com o banco, por exemplo, o título não pode ser liquidado, alterado vencimento ou ser lançado algum abatimento sobre ele pelo caixa ou bancos, para isso existem rotinas especificas (ver item 3.3) que enviarão antes, uma instrução ao banco e somente quando o banco confirmar que acatou a instrução, pelo arquivo de retorno (item 2), a manutenção será efetivada no sistema.

A liberação do título para casos extraordinários como a rejeição do título pelo banco, deverá ser feita pela rotina de liberação de rejeitados (item 3.1)

Para gerar a remessa, acessar o menu:

Financeiro > Operações > Operações Bancárias > Remessa > Geração ao Banco > Geração da Remessa

Figura – Menu da Geração da Remessa

No formulário da geração informar:

Empresa: Informar o número das empresas do grupo que terão os títulos remetidos.

Banco: Informar o número do banco a gerar.

Títulos: Números dos títulos a gerar, pressionar enter para enviar todos, ou selecionar um ou mais números caso a geração seja de apenas alguns títulos.

Data dos Títulos: Data da emissão dos títulos a serem selecionados.

Vencimento após: Somente serão selecionados títulos com vencimento após esta data.

Contra Apresentação: Para o caso de envio de títulos contra apresentação, por padrão resposta não.

1a.) e 2a.) Instrução Padrão: Instruções a enviar junto da remessa de novos títulos (podem ser configuradas automaticamente).

Valor Desconto diário (%): Percentual de desconto a ser praticado por dia.

Dias para Desconto: Dias antes do vencimento para conceder desconto.

Valor Juro diário (%): Percentual de juros a ser praticado por dia após o vencimento.

Dias após cobrar Juros: Dias após o vencimento para cobrar juros.

Alíquota de IOF: Para casos de financiamento com cobrança deste imposto.

Dias para Protestar: Dias após o vencimento para envio de protesto.

Carga: Mensagem padrão no boleto, texto livre.

Mínimo Protestar: Valor mínimo do título a levar instrução de protesto.

Confirmar processar a Geração da Remessa deste Banco? Sim.

Figura – Formulário de Geração

Após a geração o sistema mostra a tela de conclusão da geração, onde mostra o nome do arquivo gerado em Nome: e as quantidades de registros gerados (figura 6), anotar o nome do arquivo para enviar ao banco.

Figura – Conclusão da Geração

1.3 – Envio do arquivo da Geração

Cada banco possui um aplicativo próprio para envio do arquivo, que normalmente é o mesmo que faz a transferência do retorno. Basta acessar a rotina do sistema do banco e direcionar ao caminho do compartilhamento, conforme convecionado, estará mapeado em: M:\remessa\banco999\nomearq.rem.

É importante que se tenha certeza de estar enviando o arquivo gerado, e não algum antigo. Sugerimos que se anote o nome do arquivo gerado que aparece tanto após o processamento da geração (item 1.2) como no controle da remessa (item 1.4).

1.3.1 – Direcionando Caminho da Unidade Mapeada da Rede

1.3.2 – Salvando Arquivo do Servidor pela Web (quando a unidade M: não estiver disponível).

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