Como Fazer - Configurar e utilizar Senhas de Liberação
Configurar e utilizar Senhas de Liberação
Geração de Senhas de Liberação de Rotinas:
A sub-rotina de geração de liberação de senhas foi concebida para fazer liberações de transações no Sistema que estejam impedidas por motivos de cadastramento e que normalmente demoraria tempo para dar solução pelas vias regulares da operação.
Exemplo da aplicação em condições comerciais de venda:
Na elaboração de Orçamento, Pedidos, O.S. etc, quando desejamos dar um prazo para o cliente e este está sem limite ou com o crédito cortado existe o travamento até que a situação cadastral seja regularizada.
Na forma tradicional, a solução deste impedimento dependeria de uma solicitação ao financeiro para:
Julgar a situação e ou
Regularizar as informações que são cadastrais e cuja intervenção é feita por pessoa autorizada.
Nesta situação, se o responsável pela regularização das informações não for da própria Loja, esta alteração, que ocorre na Matriz dependeria das atualizações dos cadastros (matriz ↔ filial) feitas por intercambio de dados que ocorrem normalmente uma vez ao dia, inviabilizando a transação até que tudo seja regularizado.
Então, mediante a esta rotina de liberação de uma senha autorizada para esta transação ela poderia ser feita sem a necessidade de alterações cadastrais permitindo que está transação ocorresse independentemente das condições desfavoráveis que seriam resolvidas posteriormente.
Detalhamento da utilização da Geração de Senha para Liberação de Transações:
Pré-condições:
Para utilizar a Sub-rotina de liberações de senhas, o Sistema deverá ser configurado mediante uma diretriz tanto na matriz como nas filiais conforme abaixo para todas as Áreas (Peças, Serviços, Equipamento, Financeiro):
Na área de Peças:
Entrar na tela de diretrizes e colocar S (Sim) no campo Utiliza Liberação de Senha:
Na área do Financeiro:
Entrar na tela de diretrizes e colocar S (Sim) no campo Utiliza Liberação de Senha.
Setor de Vendas (matriz ou filiais):
Na elaboração do Pedido:
Um usuário da matriz ou de uma filial que estiver vendendo para um cliente sem crédito ou sem limite de crédito poderá solicitar ao Financeiro da Matriz uma senha para uma e única transação que permitirá que ele venda para um Cliente que tenha um impedimento no Cadastro. Esta senha será gerada para ser usada por um Usuário, de uma Loja, de uma determinada Área do Sistema e para o Dia e não poderá ser usada 2 vezes. Ela ficará registrada tanto no pedido, O.S., orçamentos e Notas Fiscais a que se destinar como também no controle da geração de liberação de senha na matriz:
O Sistema ao colocar uma condição de prazo onde o cliente está com situação irregular no Cadastro (TC Irregular ou sem Limite de crédito) informará a situação e perguntará se é para usar senha de liberação.
Se for o caso, neste instante o Vendedor responderá que Sim ligará para o Financeiro e pedindo uma a senha de liberação:
Ao receber a senha o vendedor informará a senha, que poderá se usada uma única vez:
No financeiro a senha será gerada: e passada por telefone, então o vendedor irá digitá-la para liberar a transação de conceder o crédito ao cliente independentemente da situação do cadastro.
A utilização de uma senha de liberação implicará em um controle especial tanto para o documento gerado como para o controle de liberações no financeiro. Na efetivação deste pedido o sistema guardará que a fatura gerada nestas condições foi feita mediante uma liberação de senha. Então, ao fazermos uma consulta nos Títulos da Nota Fiscal gerada a partir deste pedido teremos:
Consultando a Nota Fiscal gerada:
Localizando Nota:
F10-Listando Notas para localizar:
Vendo o Título gerado contendo a informação da liberação no Campo S.L.:
Financeiro (matriz):
No Financeiro da Matriz, o responsável pela liberação verificará se é o caso de liberação de uma senha (regras do financeiro) e entrará na rotina de Usuários de Sistema para ir a sub-rotina de liberação de senhas conforme abaixo:
Entrando na rotina de Usuários do Sistema:
Na sub-rotina de Geração de Senha de Liberação o responsável poderá gerar ou consultar uma liberação de senha:
Gerar:
Gerando uma senha de liberação:
O responsável identifica o vendedor que está solicitando a senha pelo código:
Confirma a área que o solicitante está operando e a data, então o Sistema gerará a senha de liberação para aquele usuários daquela loja para aquele área naquela data. Esta senha será passa para ele por telefone e só poderá se usada uma única vez.
Consultar:
Para consultar o responsável localizara todas as senhas liberadas por ele mediante F10:
Então o sistema informará como foi utilizada esta senha. Se ela foi utilizada na própria matriz as informações estarão disponíveis logo que esta for utilizada pelo solicitante, se foi em uma outra loja ela será atualizada com a importação de filiais, veja os dados:
Então o Sistema apresenta os dados da liberação tipo que liberou e que utilizou em que dia e qual a hora por que rotina e para que cliente com suas condições no momento da solicitação. Se forem pressionadas teclas das setas de movimentação do cursor mais informações aparecerão ao final da tela:
Observação - Lembrar:
Deverão ser ativadas as Diretrizes indicando ao Sistema que ele irá utilizar a Rotina de Geração de Senhas de Liberação tanto nas Filiais como na Matriz:
Na Área de Peças
Na Área de Serviços
Na Área de Equipamentos
No Financeiro
No Suporte
Deverão ser habilitados os Usuários que poderão Gerar Senhas de Liberação de Rotinas (somente na Matriz):