Operações Controle de Visitas

Controle de Visita

O Controle de Visitas consistem de um método de programação e acompanhamento de vistas previstas e realizadas, permitindo uma avaliação de desempenho quantitativo e qualitativo dos vendedores frente ao universo dos clientes de Empresa.

Ver: Diagramas - Controle de Visitas - Etapas

Os Subsistemas

Os Subsistemas possuem as seguintes estruturações funcionais orientadas por menus de topo de tela onde o operador irá se orientando entre os módulos, rotinas e sub-rotinas internas:

Ver: Diagramas - Controle de Visitas - O Módulo

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Visitas

O Módulo de Visitas, cumprindo, então, as duas etapas do Controle incorpora as sub-rotinas de Programação e Resultados das Visitas .

Ver: Diagramas - Controle de Visitas - O Módulo de Visitas

Na programação serão apontas as visitas por vendedor dos clientes pendentes de visitas, no resultado, são registrados os resultados de todas as visitas programadas para os vendedores e na rotina de negócios é dada a manutenção do registros de vendas perdidas.

Módulo de Visitas - Rotinas de Programação

Na Programação de Visitas, o Sistema prevê duas modalidades de programação conforme detalhamos abaixo:

No rotina "Lançar", são feitos os lançamentos isolados de Programações de Visitas a Clientes por Vendedor uma a uma e na rotina "Gerar", o Sistema fará uma programação de visitas para um vendedor automaticamente a partir de especificações dadas.

Detalhamento da rotina Lançar

As manutenções feitas no módulo lançamentos são estruturadas prevendo rotinas de inclusão, alteração e cancelamento, com o objetivo de atender os requisitos necessários ao intercâmbio de dados entre matriz e filiais e vice-versa.

Na tela a seguir se fará a manutenção das informações das Programações de Visitas por vendedor.

Detalhamento das sub-rotinas - Lançar - Inclusão, alteração, exclusão e consulta

Na rotina de inclusão o operador fará o lançamento de uma visita digitando os dados da chave primária de identificação de uma visita: código do vendedor (código de usuário do sistema) código da área do vendedor e a data da visita, o sistema fará a critica da existência ou não desta programação de visita.

Ver: #Controle de Visitas - Parâmetros - Classificação de Grupos

Ver: #Controle de Visitas - Parâmetros - Vendedor por Grupos

Já nas rotinas de alteração, exclusão e consulta, o usuário fará a busca de uma programação de visita já existente pela digitação dos campos da chave primaria.

Exemplo incluindo:

Exemplo Alterando:

Detalhamento dos campos da tela de edição da programação de visita

Na tela de edição da programação de visitas do exemplo anterior temos as seguintes informações para os diversos usos:

Código do Vendedor	Informe o código de usuário do vendedor, campo de recepção que compõe a chave identificadora primária de uma Programação de Visitas. Nesta entrada você terá ativas as funções: Quando Inclusão: F9-Listar vendedor. Ver: #Controle de Visitas - Listagem Vendedores por Área F10-Listar usuários. Ver: Detalhamento - Suporte - Parâmetros - Usuário do Sistema Quando alteração, exclusão e consulta: F8-Listar Vendedores Ver: #Controle de Visitas - Listagem Vendedores por Área F9-Listar usuários. Ver: Detalhamento - Suporte - Parâmetros - Usuário do Sistema F10-Listar as Programações de Visitas do Vendedor. Ver: #Recursos da Listagem de Programação de Visitas
Código do Cliente	Informe o código do cliente, campo de recepção que compõe a chave identificadora primária de uma Programação de Visitas. Nesta entrada você terá ativas as funções: Quando Inclusão: F10-Listar o Cadastro de Clientes. Ver: Detalhamento - Cadastro de Clientes F9-Listar os Clientes do Vendedor. Ver: #Controle de Visitas - Listagem Vendedores por Área Quando Alterando, excluindo ou consultando: F8-Listar Cadastro de Clientes Ver: Detalhamento - Cadastro de Clientes F9-Listar Clientes do Vendedor. Ver: #Controle de Visitas - Listagem Vendedores por Área F10-Listar as Programações de Visitas do Vendedor. Ver: #Recursos da Listagem de Programação de Visitas
Data Prevista	Informe a data de previsão da visita, campo de recepção que compõe a chave identificadora primária de uma Programação de Visitas. Quando alteração, exclusão ou consulta: F10-Listar as Programações de Visitas do Vendedor. Ver: #Recursos da Listagem de Programação de Visitas
Comentário	Atributo do Cadastro de Programação de Visitas, que consiste de um campo memo onde será digitado um comentário de recomendações que será impresso na Ficha de Programação de Visitas.

Detalhamento da rotina Gerar

Este módulo facilitará a Programação de Visitas mediante a geração automática de uma Sugestão de Programação de Visitas para Clientes que estiverem pendentes de visitação em uma data indicada.

No módulo Gerar, o Sistema fará a geração automática de uma sugestão de programação de visitas por Vendedor dos Clientes que estejam pendentes de visita em função do período de visitação e os critérios informados nesta rotina.

A partir de então o Sistema liberará as demais opções permitindo a edição da planilha de Programação de Visitas Sugerida, o seu cancelamento ou sua efetivação como programação de visitas.

Detalhamento da sub-rotina - Gerar - Gerar

Na Tela a seguir serão informados os parâmetros para a Geração de uma Sugestão de Programação de Visitas.

Detalhamento dos campos da tela de edição da programação de visita

Na tela anterior temos os seguintes campos:

Código do Vendedor	Informar o Código do Vendedor que será feita a Sugestão, permite a Listagem do Cadastro de Usuários do Sistema. F9 - Vendedor/Grupo. Ver: #Controle de Visitas - Listagem Vendedores por Área F10 - Listar. Ver: Detalhamento - Suporte - Parâmetros - Usuário do Sistema
Código da Região	Inicial Informar o Código da Região Inicial, associada ao Vendedor, a partir da qual o Sistema selecionará os Clientes desta região, permita a Listagem do Cadastro de Regiões F10 - Listar. Ver: #Controle de Visitas - Listagem Vendedores por Área
	Final Informar o Código da Região Final, associada ao Vendedor, a partir da qual o Sistema selecionará os Clientes desta região, permita a Listagem do Cadastro de Regiões F10 - Listar. Ver: #Controle de Visitas - Listagem Vendedores por Área O Sistema selecionará todas as regiões no intervalo (do inicial ao final, crescente e seqüencialmente) que forem associados ao Vendedor)
Data Avaliação	Informar a Data Parâmetro de Avaliação para o Sistema determinar quais Clientes estão pendentes de visitas em função desta data informada e da Data da Última visita constante do Cadastro de Clientes . Também entrará como critério de avaliação, o Tipo de Visitação indicada no Cadastro de Cliente (quinzenal, mensal, bimensal... etc.).
Data Prevista	Informar a Data Prevista para a Visita desta região que será colocada na sugestão.
Incremento por Região	Informar o número de dias a ser acrescido na data prevista a cada nova região avaliada.
Pesquisa avançada	Informar S para Sim ou N para não se você deseja fazer uma pesquisa avançada no cadastro de clientes. Se for respondo sim o Sistema invocará a função de pesquisa avançada. Ver: Detalhamento - Pesquisa Avançada No Fênix

Após informar todos os dados da tela de critérios para a geração o sistema apresenta uma tabela com todos os campos do arquivo de programação de visitas para que o usuário, se escolhido fazer pesquisa avançada etc. o sistema gerara a sugestão de visitas.

Detalhamento da sub-rotina - Gerar - Editar

No módulo Editar poderemos então fazer os ajustes necessários na sugestão de programação que foi gerada de uma forma grosseira a partir dos parâmetros definidos no módulo anterior e seu processamento. Então, aqui ela poderá ser revista nos seus itens isoladamente em uma tabela geral contendo toda as programações contidas na sugestão para um Vendedor conforme o exemplo a seguir.

Na tabela serão apresentadas não somente os dados inerentes a programação de visitas, como também dados cadastrais para melhor avaliação dos conteúdos na manutenção da sugestão de visitas.

No Editar, o Sistema processará em dois modos:

· Modo de Navegação

Na modalidade de navegação você poderá navegar pela tabela utilizando todas as teclas usuais de movimentação com também terá acesso a funções especiais onde você poderá migrar para outras rotinas de consulta. Observe sempre o conteúdo do rodapé das telas onde estará indicado as funções disponíveis ou a forma de obter mais informações sobre elas.

· Modo de Edição

O modo de edição possibilitará as manutenções nos dados que são editáveis na tabela. Pressiona-se a tecla ENTER para ter acesso a modalidade de edição nas colunas que são editáveis. Durante este estado nas colunas de dados, o Sistema irá solicitar continuamente as informações da coluna em foco horizontalmente até o final da tabela ou até que for pressionado a tecla ESC.

Na tabela, utilizando as teclas de navegação, poderemos ver as colunas mais a direita da tabela permanecendo fixo o nome do Cliente objeto da visita conforme demonstramos a seguir:

Na coluna Data Prevista, pressionando-se ENTER, a tabela entra no modo de Edição onde poder-se-á alterar as dadas previstas ao longo da coluna para cada item, pressionando-se ESC, o Sistema retornará ao modo de navegação.

Seguindo, informações do Cadastro de Clientes.

Apresentação sumária do comentário que é atributo do cadastro de Programação de Visitas.

No comentário, pressiona-se ENTER, para editar o comentário da programação para o Cliente em foco:

Detalhamento da sub-rotina - Gerar - Cancelar

Nesta rotinas o Sistema simplesmente irá eliminar, mediante a confirmação do operador, a Sugestão de Programação de Visitas, voltando ao estado inicial da rotina de módulo Gerar.

Detalhamento da sub-rotina - Gerar - Imprimir

Sistema invoca a seleção de opções de impressão e imprime o relatório da prévia de programação de visitas.

Ver: Detalhamento - Seleção de Impressoras no Fênix

Ver: Detalhamento - Relatórios - Controle de Visitas - Prévia da programação de visitas

Detalhamento da sub-rotina - Gerar - Efetivar

Como conclusão dos procedimentos do módulo de Geração Automática de Programação de Visitas, nesta sub-rotina, o Sistema irá efetivar a sugestão gerada e devidamente editada efetivando-a como programação. Este processo acontecerá submetendo item a item da sugestão as rotinas de críticas da sub-rotina de Inclusão do módulo Lançamentos de forma transacional e concorrente, podendo neste estágio, ser identificado que uma visita foi lançada por outro operador habilitado em outro terminal, nesta circunstâncias, o registro não será lançado permanecendo na tabela indicando que este não foi efetivado.

Se concluído com sucesso e sem rejeições o Sistema retomará a situação inicial da rotina do módulo Gerar. Se restarem lançamentos rejeitados, o Sistema permanecerá até que for cancelada a tabela restante ou dada outra solução.

Durante o processamento o Sistema apresentará a seguinte tela indicando a linha da tabela o estágio do processamento.

O sistema pede confirmação deste processo e apresenta a evolução.

Ao concluir o sistema indica que concluiu com sucesso e retorna ao menu de geração

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Módulo de Visitas - Resultados das visitas

Após a Programação de Visitas, com trabalho de campo concluído e tendo sido feito o acerto de viagem (contas), deverá, então, ser lançados os resultados das visitas realizadas pelos vendedores. No módulo Resultado é que serão lançados, a partir das fichas de campo, as informações pertinentes cada visita programada a Cliente e que irão ser adicionadas ao arquivo de programação conferindo a este, pela adição destas informações, a denominação de Cadastro de Visitas e dele resultarão toda uma série de abordagens a nível de relatórios estatísticos de desempenho.

O módulo prevê o tratamento estruturado das informações adicionadas ao arquivo de programação de visitas (inclusão, alteração e exclusão) com vista a atender as necessidades transacionas que envolvem o entendimento sistêmico para o intercâmbio de dados entre Filial e Matriz quando o sistema não estiver operando no modo centralizado.

Ver: Conceitos - Modalidade de processamento no Fênix

Inclusão do resultado da visita

Na inclusão dependendo do histórico padronizado indicado no resultado da visita, o sistema fará o registro da data da visita no cadastro de clientes.

Ver: #Resultado da Visitas Inclusão, Alteração e Consulta

Alteração do resultado da visita

Na sub-rotina de alteração, onde poderá será possível alterar data da visita, o histórico e a própria data do acerto, dependendo do histórico padronizado antigo e novo indicado no resultado da visita, o sistema fará o registro a alteração data da visita no cadastro de clientes.

Ver: #Resultado da Visitas Inclusão, Alteração e Consulta

Exclusão do resultado da visita

Na sub-rotina de exclusão o usuário localiza o a visita realizada e, se confirmado para exclusão o sistema apenas remove os dados do resultado da visita tornando o registro novamente uma programação, desfaz for o caso a data da da visita no cadastro de clientes retornando o que estava antes.

Ver: #Resultado da Visitas Inclusão, Alteração e Consulta

Consulta do resultado da visita

Na sub-rotina de consulta o usuário localiza a visita realizada desejada e o sistema apresenta os dados desta visita. Nesta consulta o sistema disponibiliza visualizar a tela de edição tanto a observação da programação de visitas quanto a o relatório da visita

Ver: #Resultado da Visitas Inclusão, Alteração e Consulta

F9 - Ver Comentário

Sistema entra na consulta da programação para mostrar a recomendação feita na programação da visita.

Esc - retorna

F10 - Ver a recomendação

Nesta consulta, a recomendação contida pode ser maior que o espaço da tela, neste caso pressionando F10 o sistema entrará no campo memorando, permitindo que o usuário navegue no conteúdo total do campo:

CTRL + W ou ESC saem da edição retornando a tela de consulta

F10 - Ver o Relatório

Durante a consulta do resultado da visita, o texto do relatório do resultado da visita pode ser maior que o espaço da tela, neste caso pressionando F10 o sistema entrará no campo memorando, permitindo que o usuário navegue no conteúdo total do campo:

CTRL + W ou ESC saem da edição retornando a tela de consulta

Reprocessar o resultado da visita

Na sub-rotina de Reprocessamento dos resultados das visitas. O sistema pede confirmação, se sim, o sistema vai registro a registro do resultado de visitas e refaz for o caso (pelo tipo de histórico) a data da visita no cadastro de clientes.

Obs.: o reprocessamento pode ser demorado.

Resultado das visitas Inclusão, Alteração, Exclusão e Consulta

Na tela a seguir, o exemplo se aplica a tela para edição e consulta, nela, serão feitas as manutenções dos dados do resultado das visitas que irão ser adicionadas ao arquivo de Programação de Visitas.

Exemplo da Edição dos dados do resultado da visita

Detalhamento dos campos da tela de edição do resultado da visita

Na tela anterior temos as seguintes informações:

Código do Vendedor	Campo de recepção que compõe a chave identificadora primária de uma Programação de Visitas. Nesta entrada você terá ativas as funções: F8 - Listar Vendedores Ver: #Controle de Visitas - Listagem Vendedores por Área F9 - Listar usuários. Ver: Detalhamento - Suporte - Parâmetros - Usuário do Sistema F10 - Listar as Programações de Visitas do Vendedor. Ver: #Recursos da Listagem de Programação de Visitas
Código do Cliente	Campo de recepção que compõe a chave identificadora primária de uma Programação de Visitas. Nesta entrada você terá ativas as funções: F8 - Listar o Cadastro de Clientes. Ver: Detalhamento - Cadastro de Clientes F9 - Listar os Clientes do Vendedor. Ver: #Controle de Visitas - Listagem Vendedores por Área F10 - Listar as Programações de Visitas do Vendedor. Ver: #Recursos da Listagem de Programação de Visitas
Data Prevista	Campo de recepção que compõe a chave identificadora primária de uma Programação de Visitas. Nesta entrada você terá ativa a função: F10 - Listar as Programações de Visitas do Vendedor. Ver: #Recursos da Listagem de Programação de Visitas
Data da Visita	Campo de recepção que juntamente com os campos anteriores irá compor a chave identificadora primária do Cadastro de Visitas, deverá ser informado a data constante do relatório de campo, da efetivação ou a data da justificativa da não visitação.
Código do Histórico	Atributo do Cadastro de Visitas, deverá ser informado o Código do Histórico Padronizado de Resultado de Visitas. Nesta entrada você terá ativa a função: F10 - Listar o Cadastro de Históricos. Ver: #Controle de Visitas - Listagem dos Históricos Padronizados de Visitas
Data do Acerto	Atributo do Cadastro de Visitas não obrigatório, que relacionará esta visita a um Acerto de Viagem (para participar do rateios de despesas de viagem) a data deverá constar do Cadastro de Acertos do Vendedor. Nesta entrada você terá ativa a função: F10 - Listar os Acertos de Viagem existentes.
Relatório	Atributo do Cadastro de Visitas, que consiste de um campo memo onde será digitado um relatório descritivo de campo redigido pelo vendedor referente a está visita.

Recurso F12 - Ações na inclusão e alteração do resultado da visita

Ver: #Controle de Visitas - Função Ações

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Módulo de Visitas - Negócios

Esta rotina é destinada a gerar informações que permitam fazer a manutenção de parte das informações que compreendem o controle de negócios. Nela estão a sub-rotinas de manutenção de vendas perdidas e historicos de vendas pedidas de equipamentos.

Módulo de Visitas - Negócios - Vendas Perdidas

Nesta sub-rotina, o operador fará o registro de vendas perdidas de orçamentos associados a uma visita e esta informação dará suporte ao controle de negócios.

A sub-rotina o prevê o tratamento estruturado das informações adicionadas ao arquivo de vendas perdidas de equipamentos (inclusão, alteração, exclusão, relatórios e consulta).

Vendas Perdida de Equipamentos Inclusão

Localizar o orçamento e o item do orçamento que deseja incluir o registro de uma venda perdida.

Ver: #Localizar Venda Perdida de Equipamento

Tela de edição dos dados

Tela de edição do comentário da venda perdida

Ver: #Controle de Visitas - Detalhamento dos Campos de uma Programação de Visita